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¿Cómo empezar a utilizar WhatsApp Business? Guía para principiantes

Probablemente te estarás preguntando ¿Cómo utilizar WhatsApp Business?  Si eres de esas personas que ya manejan gran parte de su negocio con WhatsApp, es probable que se desorganice un poco los mensajes de tus clientes, proveedores, amigos y tu familia.

Incluso, puedo decir que cada mensaje te mantiene alerta, porque no sabes si viene de trabajo o de familia. A veces aparecer en línea puede ser incómodo en horarios donde no deberías trabajar pero un cliente te escribe… y tú estás respondiendo a tu familia y tal vez el cliente cree que lo ignoras.

Entre muchas cosas más, como que sea complicado publicar memes en tus estados, o no tener la libertad de usar una foto con tu familia de perfil y preferir una más profesional.

Pero WhatsApp Business nos permite tener las dos vidas separadas, además de un gran catálogo de herramientas que optimizan y automatizan los procesos de venta y captación de clientes.

Y, pensándolo aún mejor, millones de personas están acostumbradas a usar esta app de mensajería, saben cómo funciona y la usan todos los días. Aprovechar esta familiaridad e implementarla en nuestra estrategia de Marketing digital es una gran oportunidad.

¿Cómo utilizar WhatsApp Business? Tus primeros pasos 

  • Lo primero que debes hacer es descargar WhatsApp Business, aquí te dejo el link (Play Store)
  • Puedes migrar tu número actual de WhatsApp a una cuenta de WhatsApp Business sin perder tus contactos o tus chats. Así lo hice yo en un principio y creé un nuevo WhatsApp personal después con otro número..
  • Si tienes el beneficio de tener un celular con dos SIM CARD, puedes usar un número para WhatsApp Business y un número para WhatsApp normal.
  • También puedes usar el número fijo de tu negocio y no uno de celular, la diferencia es que la verificación sería por medio de llamada y no por SMS.

Si tienes que escoger entre uno u otro de forma obligatoria, te enseñaré las herramientas que te facilita WhatsApp Business antes de tomar tu decisión.

Comienza enriqueciendo tu perfil

Cuando entres a tu perfil, notarás que tienes algunas herramientas nuevas y diferentes a un WhatsApp normal.

1. Descripción y categoría de negocio: WhatsApp te permite describir el servicio o producto que ofreces, además, más abajo te permite usar algunas categorías (muy variadas) donde puede calzar el tuyo.Cómo-utilizar-WhatsApp-Business

Aquí yo usé “Lau Copywriting: Servicios de Copywriting y estrategia publicitaria” para describir brevemente mi negocio.

En mis categorías están: Publicidad/Marketing, Servicio de Marketing en internet. Hay también «ONG» «Hotel» «tienda de comestibles».

2. Agrega tus horarios de atención: Importante, si tienes un negocio local entonces siempre sabrán a qué horas está abierto/cerrado.Cómo-utilizar-WhatsApp-Business

En mi caso, lo uso para que mis clientes sepan en qué momento pueden contactarme y en qué momento no. Generalmente descanso del trabajo los sábados y domingos porque me dedico el fin de semana a escribir este blog.

Esta herramienta te ahorrará muchas situaciones parecidas a: en el momento estamos cerrados, abrimos de lunes a viernes de 9:00 am a 6:00 pm.

3. Agrega un correo electrónico de contacto

Como se ve en la imagen de ejemplo, puedes agregar tu correo de contacto. Por ahora no se me ocurre nada lo suficientemente interesante para usar el correo, pero genera confianza.

También sé de algunos clientes que prefieren escribir por correo, así que en WhatsApp tienen el acceso directo a Gmail pues solo tienen que clickear u oprimir y los llevará a la app de correo electrónico.

¿Tienes alguna idea de cómo sacarle provecho a este acceso directo de correo en WhatsApp Business?

4. Vincular WhatsApp Business a Instagram

Vincular tu WhatsApp Business a Instagram o cualquier otra red social es sumamente importante. De esta forma brindas un contacto directo entre tu potencial cliente y tu negocio. Lo hace más cercano. 

Ahora bien, ¿Cómo vincular WhatsApp Business a Instagram? Te lo explico rápidamente: 

  1. En caso de que no lo tengas, activa el perfil profesional o de empresa en Instagram. 
  2. Entra al perfil de tu Instagram.
  3. Entra al apartado de «Editar perfil». 
  4. Busca «Opciones de contacto». 
  5. Haz clic en «WhatsApp» y coloca el número que estás utilizando para WhatsApp Business. 
  6. Selecciona que quieres enviar el código de confirmación. 
  7. Ingresa el código que te envíe WhatsApp.
  8. ¡Listo! Cuenta verificada y vinculada a WhatsApp Business. 

5. Ubicación

Si tienes un negocio local como una tienda, restaurante u hotel, puedes agregar tu ubicación en el mapa. Si ofertas un servicio como un entrenamiento personal, puedes usar la ubicación del parque o gimnasio donde sueles entrenar a tus clientes.

Si no te funciona esta función, puedes optar por no agregarla. Yo no la uso, por ejemplo, no creo que me genere un beneficio. Pero si tuviera una tienda, hotel, restaurante, o cualquier negocio donde tuviera coherencia usarlo, no lo dudaría dos veces.

6. El catálogo de WhatsApp Business

Si tienes un producto con varios diseños, o varios productos o servicios, puedes subir sus fotos, su precio y sus descripciones.

Además puedes agregar un link, puede ser cualquiera: una página web de compra o reserva, o un link de pago directo. El cliente puede obtener toda esta información sin intercambiar un solo mensaje contigo, lo que logra optimizar mucho tus procesos.

Funciona perfectamente para cualquier cosa: si vendes zapatos, perfumes, collares, brazaletes. ¡Es un mundo de posibilidades! Si tienes un hotel pequeño puedes agregar las diferentes habitaciones, características y precios. Si vendes comida a domicilio puedes agregar fotos de tus platos, el precio, sus ingredientes y adiciones.

Si ofertar un servicio, como es mi caso, puedes agregar imágenes y descripciones de sus beneficios. Puedes cargar el catálogo desde tu chat y también tus clientes pueden verlo desde tu perfil.

Aquí te dejo un ejemplo. Desde tu perfil ellos lo verían así:

Cómo-utilizar-WhatsApp-Business

Si estás en el chat de un cliente, puedes enviar un catálogo de forma tan fácil como enviarías una imagen:

Cómo-utilizar-WhatsApp-Business

7. Agrega información adicional

Puedes agregar, por último, un pequeño texto que sea de utilidad para tu negocio. Por ejemplo, yo uso este apartado para hacer una invitación a escribirme un mensaje y que responderé tan pronto sea posible. Recuerda que tener tu perfil bien optimizado generará confianza en tus clientes.

WhatsApp Business: ¿Cómo utilizar sus herramientas para optimizar procesos? 

Respuestas automatizadas

Por ejemplo, puedes asignar un mensaje de bienvenida y un mensaje de ausencia.

Yo no lo recomiendo mucho porque considero que entre más humana la interacción mejor. Estoy planteándome si usar el mensaje de ausencia, pues a veces me escriben en horarios donde no estoy trabajando, y sin embargo, un mensajito de disculpa podría quitarme el peso de saber que estoy ignorando a alguien.

Pero lo sigo analizando, tú puedes probar si te funciona o no. Es importante entender que todo sobre el marketing es prueba y error.

Experimentar es la mejor opción.

Configura respuestas rápidas

 A veces tienes que escribir lo mismo una y otra y otra vez por cada cliente. Cansa escribir ¡Gracias por tu interés! o en mi caso el: ¿Cómo te ha ido desde la última vez que hablamos de tu negocio? ¿Cómo es tu nombre? Cuéntame más sobre tu negocio.

Puedes llamar con / una respuesta rápida. Por ejemplo, si vendes camisas siempre pueden preguntarte por las tallas. Por ejemplo: ¿Qué tallas tienes? Llamas a tu respuesta rápida con el simbolo slash / Tenemos tallas xs, s, m,l,xl,xxl. Y no tienes que escribirlo de cero, solo las modificaciones personalizadas para el cliente al que enviarás el mensaje.

Categoriza mensajes y chats por etiquetas

Puedes categorizar mensajes y chats con etiquetas. Por ejemplo: Si un posible cliente te escribe para una cotización., puedes asignar la etiqueta de “cotización enviada” al mensaje y al chat puedes etiquetarlo como “Prospecto”.

Si hay un cliente que recién te pagó por un producto y necesitas gestionar el envío puede ser “envío pendiente”, «pago realizado» y puedes etiquetar los mensajes donde te escribe sus datos de envío.

Puedes asignarle un color y nombre a cada etiqueta.

Esta herramienta depende mucho de tu creatividad y cómo desees optimizar tus propios procesos, pues cada negocio es distinto.

Consejos de cómo utilizar WhatsApp Business de forma correcta

Guarda los nombres

Si el cliente o posible cliente te escribe por primera vez y se presenta, haz el hábito de preguntar si puedes guardar el número con su nombre. Luego etiquetar su chat o mensajes según sea conveniente.

Para persuadirlo, puedes decirle que a cambio de sus datos va a recibir ofertas especiales. Esto te ayudará a saludar “Hola, Lucía” si tienen la oportunidad de contactarse después o hacer seguimiento, no un simple “Hola”.

Suelen decir que la palabra preferida de las personas es su propio nombre.

No hacer demasiado robotizada la conversación

 No automatices demasiado tus respuestas. Imagina que estás asesorando o aconsejando. Eres una persona, no un chatbot. Úsalo a tu favor para generar cercanía. Personalmente, odio los chatbots en WhatsApp.

Son muy útiles para las preguntas frecuentes pero no para una conversación cercana. Aunque todo depende, conozco casos de éxito también, donde siempre avisan desde el principio que son un chatbot, generalmente en empresas de mayor crecimiento.

Si lo que deseas es un chatbot para tu negocio, hay herramientas externas que facilitan este proceso para WhatsApp Business.

Mantener la seriedad

 Tener cuidado con los estados, no enredar la información personal y los memes. A menos que realmente enriquezca tu storytelling o marca personal. No estoy a favor de privar nada, pero es importante que se haga a conciencia.

Cuida la ortografía

 La buena ortografía genera confianza en el cliente. Puedes buscar los errores más frecuentes de ortografía y trabajar en mejorarla siempre.

Si te gusta Pinterest, puedes seguir mi tablero de ortografía y puntuación, donde empezaré a recopilar algunos pines que te ayudarán a mejorar.

Enriquece tu perfil

Aprovecha todas las herramientas que WhatsApp Business te ofrece, un buen perfil mejora la confianza en tu cliente y evita la sensación de fraude, inseguridad o duda.

Cuidado con los stickers

 No estoy de acuerdo en limitar la creatividad, así que es un consejo del que puedes desistir, pero ten cuidado con la poca seriedad al momento de usarlos pues puede alejar a tu cliente.

Yo uso stickers, por ejemplo.

Pero depende de la personalidad que quieras expresar de tu negocio.

Ten empatía

Sigue la empatía, las cosas que te molestan de los chats seguramente le molestan a tus clientes también. Por ejemplo, no envíes información no solicitada de tus productos o servicios de forma constante.

Experimenta

Cada negocio es diferente y la constante mejora se consigue con pruebas y errores. Si crees que algo puede funcionar, pruébalo y si no funciona, analiza por qué, mejora o prueba otra cosa. Si funciona, ¡Perfecto!

¿Cómo utilizar WhatsApp Business para sacarle todo el provecho? 

Los estados

Las empresas luchan bastante por convencerte de darles su email y mantener un contacto constante contigo, tener el número de teléfono y usar los estados como una estrategia es… más que interesante.

Por ejemplo, si tienes un restaurante, puedes hacer una promoción irresistible entre las 12 pm y la 1 pm de almuerzos por medio de tus estados… suena interesante ¿no? Empezar a antojar a tus clientes con tus platos desde las 11 am puede ser una buena estrategia.

Te aseguro que tendrás menos competencia en sus estados de WhatsApp que en todas las historias de Instagram. Así mismo alguna promoción de lujo para una habitación en tu hotel… te ayudaría tal vez a fidelizar aún más a tus clientes frecuentes.

Newsletter

Enviar tal vez un mensaje cada mes tipo newsletter de email podría funcionar. Puedes categorizarlo según los contactos y hacer unas “listas de mensajería” con las etiquetas de chats que has creado anteriormente.

Algunos les interesa un tipo de producto y puedes hacer un descuento interesante para esta lista especial de clientes.

Puedes unir una estrategia de anuncios de Facebook y WhatsApp Business

Facebook te da la oportunidad de enlazar tu anuncio de Facebook con un WhatsApp. Por ejemplo, si vendes un kit de maquillaje y deseas que la venta y atención sea por medio de WhatsApp, puedes enlazarlo perfectamente como Landing Page.

Es decir, que tus clientes lleguen a tu WhatsApp al clickear el anuncio de Facebook ADS. Si tus futuras clientas/es van a tu perfil de WhatsApp y ven que efectivamente es una cuenta de empresa que cumple con todas sus expectativas, el producto está en el catalogo y el perfil se ve serio, aumentarás la confianza en ellas y un cliente con confianza no tiene problemas en dar su dinero.

Aprovecha la inmediatez

¿Cuánto tarda un intercambio de correos y cuánto tarda un intercambio de mensajes en WhatsApp? Piensa en eso y en cómo puedes realizar una venta que te llevaría días en apenas unas horas o minutos.

¡Y eso es todo!

Esta entrada seguirá alimentándose con el tiempo, por lo que en uno o dos meses tal vez haya más información interesante para ti. Espero te haya sido muy útil. ¿Quieres saber un poco más?

Recomiendo una clase de Samir Angulo, dura aproximadamente 1 hora, pero explica de forma sencilla el proceso de compra, el de venta, cómo funciona el consumidor post-covid19 y cómo manejar una estrategia de WhatsApp Business. Un poco teórica, pero es una clase muy concisa y buena sobre marketing digital:

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